La importancia de la comunicación, en plazo y forma, de los Partes Médicos de IT – Incapacidad Temporal – Baja Médica, Confirmación baja médica y Alta Médica – al INSS, y de los Partes de Accidente de Trabajo en Delt@ o Cont@, en el Sistema de Liquidación Directa

Con el Sistema de Liquidación Directa vamos a trabajar de la misma manera, igual, que lo habíamos hecho hasta ahora, con la salvedad de que cualquier incidencia en un trabajador hay que resolverla antes de que finalice el plazo de liquidación, es decir, antes del penúltimo día del mes, en caso contrario no podrá cotizar creando deuda con el 20% de recargo.

Si nuestro software de nóminas calcula deducción por IT, este acto debe ir acompañado de la pertinente notificación de los partes médicos al INSS bien online o a través de Siltra, y caso de tratarse de una baja por accidente laboral comunicar el parte de accidente por Delt@ o Cont@ en Catalunya.

Hasta ahora se podían solucionar las incidencias a mes vencido. Con el Sistema de Liquidación Directa, al ser la TGSS quien factura con los datos de que dispone, habrá que resolver todas las incidencias en plazo o de lo contrario el sistema realizará la cotización por los tramos y bases que determine oportunos, o bien pasamos a crear deuda con un 20% de recargo.

El INSS ha advertido a Empresas y Despachos Profesionales que impondrá sanciones cuando remitan los Partes Médicos de IT fuera de plazo.

La Orden TAS/339/2004 sobre la presentación en soporte informático de los partes médicos de baja y alta de IT, establece que los plazos para la presentación serán los establecidos por la Orden del Ministerio de Trabajo de 19 de junio de 1997, y su incumplimiento podrá dar lugar a la infracción prevista en el artículo 21.6 de la Ley sobre Infracciones y Sanciones en el Orden Social (LISOS).

Desde hace unos meses el INSS vuelve a remitir (o no) a las empresas y Despachos Profesionales que incumplen este plazo un “aviso” comunicándoles que de reiterarse el incumplimiento se comunicará a la Inspección de Trabajo, lo que comportaría la imposición de la sanción correspondiente.

La presentación de los partes fuera de plazo es considerado infracción leve por el artículo 21.6 de la Ley de Infracciones y Sanciones del Orden Social (LISOS) y se sanciona con una multa que puede llegar hasta los 625 €. (art. 40.1.a LISOS).

Aconsejamos a las empresas la mayor diligencia posible en el cumplimiento de éste y cualquier otro trámite administrativo para evitar la imposición de sanciones por parte de la Administración.

Este escenario muchas veces viene provocado por la mala actuación de un tercero, el Trabajador que no cumple con su obligación de aportar la copia del parte médico de IT a la Empresa en el plazo de 3 días (baja y confirmación), 24 horas (baja-alta corta duración y el alta).

El Sistema de Liquidación Directa afecta a la cotización y recaudación de las Cotizaciones Sociales de los Trabajadores.

Con el Sistema de Liquidación Directa la Seguridad Social facilitará, a las Empresas y Despachos Profesionales, un borrador de la liquidación (previa solicitud online, el procedimiento lo debe instar la Empresa o el Despacho Profesional) a través de SILTRA, que sólo habrán de revisar, corregir, confirmar.

La TGSS va a conocer la situación del Trabajador en todo momento, por ejemplo, si ha tenido cambios de contrato, una baja médica, una alta médica, tanto de enfermedad común como accidente no laboral, accidente laboral, enfermedad profesional, o ha iniciado una bonificación. Esto va a ser posible porque dispondrá de una base de datos única que nivelará con Organismos como el SEPE, las Mutuas a través de Delt@/Cont@/IGATT, Afiliación FGA, el INSS (Partes Médicos IT), Agencia Tributaria y otros, lo cual le permitirá validar los datos de cotización.

Según ello los Partes Médicos de Baja, Confirmación y Alta, deben comunicarse en plazo y forma.

Seguidamente indicamos consejos a tener en cuenta en las comunicaciones de los Partes Médicos de IT.

Indicar que cuando la persona enferma o accidentada acude al Servicio Público de Salud o a la Mutua de Accidentes de Trabajo, el facultativo que expida los partes médicos de baja, confirmación y alta entregará al trabajador dos copias del mismo, una para el interesado y otra con destino a la empresa. Al mismo tiempo lo comunica, telemáticamente, al INSS quien lo traslada a la TGSS.

El trabajador recibe dos copias del parte de baja: una para su constancia y otra para presentar en la empresa -el ejemplar destinado a ella- dentro del plazo de tres días, contados a partir de la fecha de expedición del parte.

Respecto al Parte de confirmación el trabajador recibe dos copias, una para su constancia y otra para presentar en la empresa -el ejemplar destinada a ella- dentro del plazo de tres días contados a partir de la fecha de expedición del parte.

Los días se consideran hábiles y el cómputo se efectúa a partir del día siguiente al de su expedición.

Si se ha extinguido la relación laboral, el trabajador debe presentar el parte de confirmación directamente ante la entidad gestora o Mutua (o empresa si es colaboradora voluntaria) en el plazo fijado para la empresa, es decir, dentro de los tres días de su recepción que se contarán desde que se lo entrega el médico.

En cuanto al Parte Médico de Alta el trabajador recibe dos copias del parte médico de alta: una para su constancia y otra para presentarla en la empresa dentro de las veinticuatro horas siguientes.

Si se ha extinguido la relación laboral, el trabajador debe presentar el parte de alta directamente en la Mutua o entidad gestora (o empresa si es colaboradora voluntaria) en el plazo fijado para la empresa, es decir, dentro de las veinticuatro horas de su recepción.

En un proceso de IT de duración muy corta, el trabajador presentará a la empresa la copia del parte de baja/alta destinada a ella dentro de las 24 horas siguientes a la fecha del alta. Excepcionalmente, si el facultativo emite el primer parte de confirmación porque considere que el trabajador no ha recuperado su capacidad laboral, el trabajador lo presentará a la empresa dentro de las 24 horas siguientes a su expedición, junto con el parte de baja inicial.

No obstante, si la relación laboral finaliza durante la situación de incapacidad temporal, a partir de ese momento el trabajador habrá de presentar la copia de los partes de confirmación y de alta destinada a la empresa, a la entidad gestora o mutua que cubra la prestación económica de incapacidad temporal, en los mismos plazos indicados en el párrafo anterior.

En los procesos de incapacidad temporal en los que proceda el pago directo del subsidio por la entidad gestora o colaboradora, corresponderá a los interesados presentar ante la misma los partes médicos de baja/alta o de confirmación, utilizando para ello la copia destinada a la empresa.

En el incumplimiento de estas obligaciones y/o actuaciones del trabajador, se considera infracción leve el no facilitar a la entidad correspondiente o a la empresa, cuando le sean requeridos, los datos necesarios para su afiliación o su alta en la Seguridad Social y, en su caso, las alteraciones que en ellos se produjeran, los de la situación de pluriempleo, y, en general, el incumplimiento de los deberes de carácter informativo. (Ley sobre Infracciones y Sanciones del Orden Social aprobada por Real Decreto Legislativo nº 5 /2000 del 4 de agosto).

Real Decreto 625/2014, de 18 de julio y Orden ESS/1187/2015, de 15 de junio

Una vez reciba el parte médico de IT es obligación de la Empresa y del Despacho Profesional comunicar los datos necesarios a la Seguridad Social en plazo, ya que será ésta la responsable del cálculo de la liquidación a partir de la información recopilada.

Los datos a introducir en un parte de baja son de dos tipos: datos médicos (datos cumplimentados por el servicio público de salud o mutua colaboradora con la seguridad social, empresa colaboradora o excluida de la IT) y datos económicos (datos proporcionados por la Empresa o Despacho Profesional).

No se permitirá la grabación de partes médicos con una antigüedad superior a tres años ni con fecha de baja posterior a la fecha de grabación.

Las Empresas y Despachos Profesionales deberán mantener un riguroso control del estado de la afiliación de cada uno de sus trabajadores y velar por que, cada mes, todos sus Trabajadores estén consolidados con la TGSS, porque si la información no coincide la Tesorería no podrá facturar, y si no se puede realizar la liquidación no hay presentación, creando deuda con un 20% de recargo.

Con esta información pasamos de un sistema en el cual las empresas autoliquidaban las cotizaciones, a un sistema en el cual la TGSS va a facturar a las empresas cotizantes.

La Empresa y el Despacho Profesional deben realizar dos actuaciones importantes en las situaciones de IT:

Nivelación y actualización Fichero Afiliación Software de Nóminas con (FGA) de la TGSS. Es preciso que se realice nivelación y actualización constante de los movimientos de afiliación de todos los trabajadores. La misma información que figura en el FGA, de la TGSS, debe coincidir con el programa de nóminas. Esto depende principalmente del Despacho Profesional Área de Laboral o en la Empresa Área de RRHH.

Construcción de tramos correcta. La correcta construcción de tramos de cotización es muy importante, ya que para conseguir que la TGSS pueda calcular correctamente la cotización de un trabajador, es preciso que la información que se comunica a TGSS desde su software laboral, informe correctamente de los tramos que espera la Tesorería. En este caso, la importancia del software laboral que se está usando será fundamental.

Para evitar discrepancias, la Empresa y el Despacho Profesional debe comprobar y nivelar la información de los trabajadores, que gestione, mediante los documentos IDC, ITA y el Fichero de Trabajadores y Tramos.

IDC – Informe de Datos para la Cotización – Trabajadores por Cuenta Ajena

ITA – Informe de Trabajadores en Alta en un Código Cuenta de Cotización

El Fichero de Trabajadores y Tramos será el que utilice la TGSS – Tesorería General de la Seguridad Social para enviar al usuario la totalidad de los tramos de recaudación asociados a una liquidación dada.

Contendrá la información de cada uno de los tramos de recaudación, identificados por NAF, Fecha Desde y Fecha Hasta, así como los datos que el usuario debe aportar para cada uno de ellos.

Si la baja médica ha sido por accidente laboral, es obligatorio, además de comunicar el parte médico el notificar el parte de accidente en plazo y forma.

Debemos saber que el parte que notificamos (forma y plazo) lo visualizan online:

El Parte de Accidente actualmente online no tiene 5 copias tiene 7, además de dar una copia al Trabajador, a la Empresa, Delt@ envía copia a la Mutua de Accidentes (Entidad Gestora Colaboradora), a la Autoridad Laboral, al Ministerio de Empleo y SS (MEYSS Estadística) y a dos Organismos más, a la Inspección de la Intervención General de la Seguridad Social y a la Inspección de Trabajo (encargados del control y seguimiento de las notificaciones)

La Empresa tiene la obligación de notificar a través del Sistema Delt@ (o Cont@ en Catalunya) los siguientes documentos:

Parte de accidente con Baja Médica.- tramitar el parte de accidente por el sistema Delt@ antes de que transcurran cinco día hábiles desde la fecha del accidente o de la baja médica (OOMM de 16 de Diciembre de 1987 y 19 de Noviembre de 2002).

Si la empresa no lo presenta constituye una INFRACCIÓN GRAVE que puede ser sancionada por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Multa, en su grado mínimo, de 626 a 1.250 euros; en su grado medio, de 1.251 a 3.125 euros; y en su grado máximo, de 3.126 a 6.250 euros.

Relación de Accidentes Sin Baja Médica (RATSB).- tramitar la “Relación de Accidentes de Trabajo Sin Baja Médica” – RATSB – en los cinco primeros días hábiles del mes siguiente (OOMM de 16 de Diciembre de 1987 y 19 de Noviembre de 2002).

No cumplimentar la RASTB cada mes, constituye una INFRACCIÓN LEVE que puede ser sancionada por la Inspección de Trabajo y Seguridad Social. Las leves, en su grado mínimo, con multa de 60 a 125 euros; en su grado medio, de 126 a 310 euros; y en su grado máximo, de 311 a 625 euros.

Si no se cumple con todo ello, además de crear deuda con el 20% de recargo en el Sistema de Liquidación Directa, tendremos sanciones de la Inspección de Trabajo, a petición del INSS y de la TGSS, por presentar los partes médicos y de accidente de trabajo fuera de plazo.