Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Debe tenerse en cuenta que a veces determinados documentos, especialmente contratos, tienen efectos que se prolongan en el tiempo, y por tanto, mientras duran tales efectos deben conservarse los documentos (por ejemplo, préstamo hipotecario a 20 años).
Antecedentes: queremos saber si a efectos fiscales los justificantes contables que no sean de una inversión prescriben a los cuatro años, y también a efectos mercantiles.
El art. 30 del Código de Comercio dice que:
1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.
Sin embargo, debe tenerse en cuenta que a veces determinados documentos, especialmente contratos, tienen efectos que se prolongan en el tiempo, y por tanto, mientras duran tales efectos deben conservarse los documentos, (por ej. Préstamo hipotecario a 20 años).
También es importante conservar, a efectos prácticos, aquellos contratos que, pese a que hayan finalizado sus efectos, pueden todavía generar reclamaciones y mientras no haya terminado los plazos de prescripción o caducidad, que varían según los casos y la legislación aplicable. Por, certificado de terminación de obra realizada por una inmobiliaria, es recomendable guardarlo para acreditar que una reclamación posterior sobre defectos de dicha obra ha caducado.
Normativa aplicada:
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Se trata de una SL que va a realizar un proyecto de segregación de una unidad económica autónoma en favor de otra SL que no es del grupo y estaba previsto auditar el balance de segregación basado en un balance intermedio de la que segrega el negocio, a fecha intermedia porque han pasado más de 6 meses desde el último cierre auditado de la sociedad. Pero no estaba previsto auditar el balance de la SL (también obligada a auditarse) que recibirá el negocio.
