¿Qué plazo hay para poder destruir un justificante de una operación comercial?

16 febrero, 2017Consulta Mercantil

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales. Debe tenerse en cuenta que a veces determinados documentos, especialmente contratos, tienen efectos que se prolongan en el tiempo, y por tanto, mientras duran tales efectos deben conservarse los documentos (por ejemplo, préstamo hipotecario a 20 años).

Antecedentes: queremos saber si a efectos fiscales los justificantes contables que no sean de una inversión prescriben a los cuatro años, y también a efectos mercantiles.

CONSULTA

  • ¿Qué tiempo tiene que pasar para poder destruir un justificante de una operación comercial?

(*) Consulta formulada por un cliente, suscrito a 2ª opinión experta. Todas las referencias al cliente se han omitido por motivos de confidencialidad.

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RESPUESTA

El art. 30 del Código de Comercio dice que:

1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

Sin embargo, debe tenerse en cuenta que a veces determinados documentos, especialmente contratos, tienen efectos que se prolongan en el tiempo, y por tanto, mientras duran tales efectos deben conservarse los documentos, (por ej. Préstamo hipotecario a 20 años).

También es importante conservar, a efectos prácticos, aquellos contratos que, pese a que hayan finalizado sus efectos, pueden todavía generar reclamaciones y mientras no haya terminado los plazos de prescripción o caducidad, que varían según los casos y la legislación aplicable. Por, certificado de terminación de obra realizada por una inmobiliaria, es recomendable guardarlo para acreditar que una reclamación posterior sobre defectos de dicha obra ha caducado.

Normativa aplicada:

  • Art. 30 Código de Comercio 1885.

CONCLUSIÓN

  • El deber de conservación de documentos se limita a lo dispuesto en el art. 30 del Código de Comercio: 6 años desde el último asiento.
  • Debe tenerse la precaución de conservar aquellos documentos que pueda preverse que serán de utilidad en posibles situaciones de conflictividad jurídica, especialmente como medios de prueba

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