Conservación de las facturas por los empresarios

15 mayo, 2017 | Consulta Mercantil

Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante 6 años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.

Antecedentes: una sociedad está enviando facturas por email manteniendo el original de la factura.

Las dudas que surgen son las siguientes:

CONSULTA

  • ¿Para poder destruir la copia en papel de la factura hace falta hacer alguna comunicación o algún certificado?
  • ¿Se pueden enviar las facturas online?
  • ¿Tiene la sociedad obligación de guardar o tener a disposición en sus instalaciones alguna documentación en formato original o en papel?

(*) Consulta formulada por un cliente, suscrito a 2ª opinión experta. Todas las referencias al cliente se han omitido por motivos de confidencialidad.

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RESPUESTA

¿Tiene la sociedad obligación de guardar o tener a disposición en sus instalaciones alguna documentación en formato original o en papel?

La normativa mercantil, en concreto, el Artículo 30 Código de Comercio (RD 22 de agosto de 1885) indica que:

  1. Los empresarios conservarán los libros, correspondencia, documentación y justificantes concernientes a su negocio, debidamente ordenados, durante seis años, a partir del último asiento realizado en los libros, salvo lo que se establezca por disposiciones generales o especiales.
  2. El cese del empresario en el ejercicio de sus actividades no le exime del deber a que se refiere el párrafo anterior y si hubiese fallecido recaerá sobre sus herederos. En caso de disolución de sociedades, serán sus liquidadores los obligados a cumplir lo prevenido en dicho párrafo.

No hace referencia a que tengan que conservarse en papel.

Por el contrario, la normativa fiscal establece lo siguiente:

El artículo 29.2, letra e) de la Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, establece para los empresarios y profesionales la obligación de expedir y entregar facturas o documentos sustitutivos y conservar las facturas, documentos y justificantes que tengan relación con sus obligaciones tributarias.

El artículo 165.Uno de la Ley 37/1992, de 28 de diciembre del Impuesto sobre el Valor Añadido, establece que dichos documentos deberán conservarse durante el plazo de prescripción del impuesto.

Asimismo, el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, establece que deberán conservarse con su contenido original, ordenadamente y durante el plazo que establece la Ley General Tributaria los siguientes documentos:

  • Facturas recibidas.
  • Copias o matrices de las facturas expedidas.
  • Los justificantes contables en las operaciones en las que sea de aplicación la inversión del sujeto pasivo cuando el proveedor no esté establecido en la Comunidad.
  • Los recibos justificativos del reintegro de la compensación del Régimen especial de la Agricultura, Ganadería y Pesca, tanto el original de aquél, por parte de su expedidor, como la copia, por parte del titular de la explotación.
  • Los documentos acreditativos del pago del impuesto a la Importación.

Esta obligación incumbe asimismo a los empresarios o profesionales acogidos a los regímenes especiales del Impuesto sobre el Valor Añadido, así como a quienes, sin tener la condición de empresarios o profesionales, sean sujetos pasivos del Impuesto, aunque en este caso sólo alcanzará a las facturas recibidas y a las copias o matrices de las facturas expedidas.

Los diferentes documentos, en papel o formato electrónico, se deberán conservar por cualquier medio que permita garantizar al obligado a su conservación la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, así como el acceso a ellos por parte de la Administración tributaria sin demora, salvo causa debidamente justificada, pudiendo cumplirse esta obligación mediante la utilización de medios electrónicos.

Para que la conservación de las facturas por medios electrónicos en un país tercero con el que no exista un instrumento jurídico relativo a la asistencia mutua se considere válida, deberá haberse comunicado con carácter previo a la Agencia Estatal de Administración Tributaria.

Cuando las facturas recibidas o expedidas se refieran a adquisiciones por las cuales se hayan soportado cuotas del IVA cuya deducción esté sometida a un período de regularización, deberán conservarse durante su correspondiente período de regularización y los cuatro años siguientes.

Los empresarios o profesionales que realicen operaciones que tengan por objeto oro de inversión, deberán conservar las copias de las facturas correspondientes a dichas operaciones durante un período de cinco años.

En concreto, los arts. 8, 9 y 10 del Reglamento de facturación – cuya lectura completa recomendamos- (Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación) hablan acerca de la equiparación de la factura electrónica y la factura en papel, y se indica como determinar la autenticidad e integridad de las mismas.

¿Se pueden enviar las facturas online?

Tal y como se ha indicado anteriormente, el artículo 8 del Reglamento de facturación equipara las facturas en papel a las facturas electrónicas. No obstante, están deben cumplir unos requisitos (establecidos en el art. 10 del reglamento de facturación):

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

  1. Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
  2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
  3. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Con respecto a las firmas electrónicas, la Ley 59/2003, de 19 de diciembre, define la firma electrónica como “conjunto de datos en forma electrónica, consignados junto a otros o asociados con ellos, que pueden ser utilizados como medio de identificación del firmante”.

El artículo 13 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los Servicios Públicos, se refiere a las formas de identificación y autenticación y establece, en su apartado 2, los sistemas de firma electrónica que los ciudadanos podrán utilizar para relacionarse con las Administraciones Públicas, de acuerdo con lo que cada Administración determine.

De acuerdo con dicho precepto, los medios de identificación y autenticación de los ciudadanos para poder interactuar con la Agencia Tributaria, a través de su Sede electrónica, en las ocasiones en las que se requiere identificación segura, son los que recoge el artículo 13.2 de la Ley 11/2007, de 22 de junio, de acceso electrónico de los ciudadanos a los servicios públicos:

  • Sistemas de firma electrónica incorporados al Documento Nacional de Identidad, para personas físicas.
  • Sistemas de firma electrónica avanzada, incluyendo los basados en certificado electrónico reconocido, admitidos por las Administraciones Públicas.
  • Otros sistemas de firma electrónica, como la utilización de claves concertadas en un registro previo como usuario, la aportación de información conocida por ambas partes u otros sistemas no criptográficos, en los términos y condiciones que en cada caso se determinen.

En conclusión: se pueden enviar las facturas online:

  • Si llevan firma digital incorporada serán originales.
  • En caso contrario, serán copias de un original.

Se pueden hacer la siguiente pregunta: ¿si fueron creadas a ordenador y se imprimen a color posteriormente nunca podrá saberse si es un original o es una copia de un original (factura no electrónica)? Porque una fotocopia de una factura a blanco y negro si queda claro que es una copia… en el resto de casos, no está tan claro. Es por ello que la administración cuando pide originales solicita que la factura esté firmada y sellada por el emisor (es la única forma de ver si dicha factura en papel es un original o no).

Lo que se exige a las facturas electrónicas, aparte de los requisitos generales, es lo siguiente:

  • Que el cliente de su consentimiento para recibir las facturas por esta vía. En la autorización es recomendable la cuenta de envío y de recepción de los documentos para evitar equívocos.
  • Que el sistema empleado para generar y remitir dicha factura garantice la autenticidad de su origen y la integridad de su contenido.

Normativa aplicada:

  • Ley 11/2007, de 22 de junio, art. 13.
  • Ley 37/1992, art. 165.1
  • Ley 58/2003, de 17 de diciembre, General Tributaria, artículo 29.2 letra e).
  • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, arts. 8, 9 y 10.
  • Artículo 30 Código de Comercio (RD 22 de agosto de 1885).

CONCLUSIÓN

  1. Los documentos mercantiles originales deben guardarse durante 6 años.
  2. Se pueden enviar las facturas online sin problema, pero hay que saber diferenciar una factura original de una copia.
  3. No es necesario emitir ninguna comunicación ni certificado para eliminar los documentos originales, ya que no es un requisito legal.

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