IVA. Facturas. Formatos. PDF. Correo electrónico

13 diciembre, 2017Consulta Fiscal

Antecedentes: la problemática gira en relación a la forma legal de las facturas de proveedores que recibimos.

Actualmente, no todas las facturas recibidas son originales pues muchas de ellas nos llegan a través de email en PDF.

Al igual que por ejemplo, en los viajes de los empleados, también hay facturas que contabilizamos simplemente con la factura escaneada que nos llega por email.

CONSULTA

¿Es válido este formato de cara a una Inspección por parte de Hacienda?

(*) Consulta formulada por un cliente, suscrito a 2ª opinión experta. Todas las referencias al cliente se han omitido por motivos de confidencialidad.

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RESPUESTA

En la Ley 37/1992 del Impuesto sobre el Valor Añadido (LIVA), en su artículo 164.3º se indican las obligaciones de los sujetos pasivos, que entre otras comprende la siguiente: Expedir y entregar factura de todas sus operaciones, ajustada a lo que se determine reglamentariamente.

En el punto Dos de ese mismo artículo nos dice:

La factura, en papel o electrónica, deberá garantizar la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde la fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.

Además se remite al Reglamento de Facturación, donde se determinarán los requisitos en cuanto a la expedición, remisión y conservación de facturas.

Hasta el 1 de Enero de 2013, fecha en la que entró en vigor el R.D. 1619/2012 en el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación, existía una diferenciación entre factura electrónica y factura enviada por medios electrónicos, únicamente aquélla, que disponía de firma electrónica facilitada por la Agencia Tributaria, disfrutaba de la consideración de documento legal.  El citado Reglamento en su artículo 8 establece lo siguiente en relación con los medios de expedición de facturas:

  1. Las facturas podrán expedirse por cualquier medio, en papel o en formato electrónico, que permita garantizar al obligado a su expedición la autenticidad de su origen, la integridad de su contenido y su legibilidad, desde su fecha de expedición y durante todo el periodo de conservación.
  2. La autenticidad del origen de la factura, en papel o electrónica, garantizará la identidad del obligado a su expedición y del emisor de la factura.La integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, garantizará que el mismo no ha sido modificado.
  3. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura, en papel o electrónica, podrán garantizarse por cualquier medio de prueba admitido en Derecho.En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura podrán garantizarse mediante los controles de gestión usuales de la actividad empresarial o profesional del sujeto pasivo.

    Los referidos controles de gestión deberán permitir crear una pista de auditoría fiable que establezca la necesaria conexión entre la factura y la entrega de bienes o prestación de servicios que la misma documenta.

En relación a la integridad de dicha factura, el artículo 10 del mismo texto nos indica que:

    1. La autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica podrán garantizarse por cualquiera de los medios señalados en el artículo 8.

En particular, la autenticidad del origen y la integridad del contenido de la factura electrónica quedarán garantizadas por alguna de las siguientes formas:

    1. Mediante una firma electrónica avanzada de acuerdo con lo dispuesto en el artículo 2.2 de la Directiva 1999/93/CE del Parlamento Europeo y del Consejo, de 13 de diciembre de 1999, por la que se establece un marco comunitario para la firma electrónica, basada, bien en un certificado reconocido y creada mediante un dispositivo seguro de creación de firmas, de acuerdo con lo dispuesto en los apartados 6 y 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva, o bien, en un certificado reconocido, de acuerdo con lo dispuesto en el apartado 10 del artículo 2 de la mencionada Directiva.
    2. Mediante un intercambio electrónico de datos (EDI), tal como se define en el artículo 2 del anexo I de la Recomendación 94/820/CE de la Comisión, de 19 de octubre de 1994, relativa a los aspectos jurídicos del intercambio electrónico de datos, cuando el acuerdo relativo a este intercambio prevea la utilización de procedimientos que garanticen la autenticidad del origen y la integridad de los datos.
    3. Mediante otros medios que los interesados hayan comunicado a la Agencia Estatal de Administración Tributaria con carácter previo a su utilización y hayan sido validados por la misma.

Existen consultas tributarias vinculantes de la D.G.T. que profundizan sobre el particular, en concreto podemos hacer referencia a este tema, la Consulta 340 de 30/01/2015 y la 553 de 11/02/2015, que se pronuncian en estos mismos términos.

Básicamente, los requisitos que deben cumplir este tipo de facturas enviadas por correo electrónico son los siguientes:

  • Ha de haber un acuerdo expreso con el cliente o receptor de la factura en cuanto a la recepción de la factura por esta vía, acordando el formato de la factura (pdf, html, gif, jpg, etc.) con el cliente.
  • La factura ha de ser legible.
  • Demostrar la autenticidad en origen, generalmente utilizaremos el correo corporativo de la compañía.
  • Hay que asegurar la integridad de la factura, que nadie la haya modificado. Normalmente usamos el formato PDF.
  • Continúa la obligación de conservar copias de las facturas.

Normativa aplicada:

  • Ley 37/1992, de 28 de diciembre, del Impuesto sobre el Valor Añadido. Art. 164.3º, 2
  • Real Decreto 1619/2012, de 30 de noviembre, por el que se aprueba el Reglamento por el que se regulan las obligaciones de facturación. Arts. 8, 10
  • Consulta Vinculante 340/2015 D.G.T. de 30 de enero de 2015.
  • Consulta Vinculante 553/2015 D.G.T. de 11 de febrero de 2015.

CONCLUSIÓN

Si guardamos las debidas cautelas en cuanto al seguimiento de todas las condiciones apuntadas en la respuesta anterior, las facturas que recibamos de nuestros proveedores vía correo electrónico cumplirán con los requisitos legales exigidos, serán deducibles y podremos aportarlas en su caso a una hipotética comprobación por parte de la Agencia Tributaria.

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