Modificación de los libros contables presentados en el Registro Mercantil

8 julio, 2019 | Consulta Contable

Antecedentes: se trata de una SL que cerró el ejercicio contable del 2018, presentando los libros contables en el Registro Mercantil antes del 30 de abril de 2019. Posteriormente, se detecta que la SL puede aplicar una deducción por I+D, que no se tuvo en cuenta en el momento de calcular y contabilizar el gasto por Impuesto sobre Sociedades.

CONSULTA

La duda está en que, debido a que los libros contables del ejercicio 2018 ya están presentados, y esta deducción corresponde al ejercicio 2018, qué sería lo más correcto:

  • Modificar la contabilidad del 2018 y volver a presentar los libros contables.
  • Realizar un asiento en el 2019: 475 a 129, por el importe de la deducción a aplicar en la declaración del Impuesto sobre Sociedades del 2018.

(*) Consulta formulada por un cliente, suscrito a 2ª opinión experta. Todas las referencias al cliente se han omitido por motivos de confidencialidad.

RESPUESTA

En el ámbito contable/mercantil de la empresa existen tres fechas que tienen una gran trascendencia de cara a la consulta formulada:

1.- Legalización de los libros contables y societarios: en los 4 meses siguientes a la fecha de cierre del ejercicio. Es decir, si éste se produce el 31 de diciembre el plazo máximo sería el 30 de abril del año siguiente. Los empresarios deben presentar en el Registro Mercantil los libros que obligatoriamente deben llevar (Libro de inventarios y cuentas anuales, Diario, Libro de actas, Libro registro de socios, etc.) para que sean “legitimados”. En estos momentos lo habitual es el formato electrónico y libros digitales.

2.- Aprobación de las cuentas anuales: en los 6 primeros meses de cada ejercicio (habitualmente el 30 de junio). Es decir, que, para el caso más común, si se cierra ejercicio el 31 de diciembre, la Junta General ordinaria se debe celebrar como máximo hasta el 30 de junio del año siguiente. La Junta General ordinaria de la sociedad se reunirá para, en su caso, aprobar la gestión de la empresa, las cuentas del ejercicio anterior y resolver sobre la aplicación del resultado.

3.- Depósito de las cuentas anuales: en el mes siguiente a la aprobación de las cuentas anuales (habitualmente finales de julio). Llegamos finalmente al supuesto de partida de este artículo, donde suele ser julio el mes para depositar las cuentas anuales. Un ejemplar de las cuentas anuales de la empresa, compuesto por el balance, la cuenta de pérdidas y ganancias, la memoria y, en su caso, el estado de cambios en el patrimonio neto y el estado de flujos de efectivo, debe ser publicado en el Registro Mercantil junto al certificado del administrador de la aprobación de las cuentas anuales en la Junta de socios a la que nos hemos referido en el punto anterior.

Como puede deducirse de lo anterior, no es infrecuente que en el tiempo que media entre la presentación de los libros en abril y la aprobación de las cuentas anuales por parte de los socios, exista algún tipo de operación que, debida su trascendencia, implique que las cuentas anuales finalmente aprobadas no coincidan con los libros presentados inicialmente. Por ello lo trascendente será esto último, que es lo que realmente aprueba la sociedad y que sirve de base para la presentación del Impuesto sobre Sociedades y las Cuentas Anuales después.

El Código de Comercio, en su artículo 29, dice que:

Deberán salvarse a continuación, inmediatamente que se adviertan, los errores u omisiones padecidos en las anotaciones contables.”

Por tanto debemos rectificar el error o realizar el ajuste, proceder a modificar la contabilidad y volver a presentar los libros, ya modificados, en el Registro Mercantil.

Esta sería una solución práctica, la de modificar la contabilidad y volver a presentar los libros contables que sirvan de base para la formulación de las Cuenta anuales y del IS, no comportando tal circunstancia ningún tipo de riesgo o contingencia de ningún tipo.

La instrucción de 12 de febrero de 2015, de la D.G.R.N., en su instrucción decimotercera, nos dice que:

“A efectos de rectificación de libros de cualquier clase ya legalizados, se deberá incluir en el fichero correspondiente del envío de rectificación, un archivo en el que conste certificación del órgano de administración por el que se dé cuenta del error cometido, en unión del archivo rectificado en el que constarán los datos correctos”.

No obstante, la normativa contenida en el Plan General de Contabilidad (PGC), concretamente en las N.R.V. 22ª y 23ª, nos dice, en relación a los hechos ocurridos posteriormente al cierre del ejercicio, que

«los hechos posteriores que pongan de manifiesto condiciones que ya existían al cierre del ejercicio, deberán tenerse en cuenta para la formulación de las cuentas anuales. Estos hechos posteriores motivarán en las cuentas anuales, en función de su naturaleza, un ajuste, información en la memoria o ambos.»

En el punto en el que nos encontramos, las Cuentas Anuales aún no han sido aprobadas por la Junta General, por ello podemos proceder al ajuste o rectificación de las mismas para que su depósito sea correcto. Igualmente podremos incluir la deducción por I+D en el modelo 200 del Impuesto sobre Sociedades a presentar el próximo mes de julio.

Como quiera que los libros contables ya han sido legalizados, realizaremos los ajustes contables en el ejercicio siguiente. El efecto producido por estas variaciones que se van a producir en este ejercicio 2019 tendrá como contrapartida una cuenta de reservas, no una cuenta de pérdidas y ganancias como hubiera ocurrido de haberse contabilizado en el ejercicio anterior.

Normativa aplicada:

  • Real Decreto de 22 de agosto de 1885, por el que se publica el Código de Comercio, artículos 25 y ss; 34 y ss.
  • Instrucción de 12 de febrero de 2015, de la D.G.R.N.
  • Real Decreto 1514/2007 por el que se aprueba el Plan General de Contabilidad. N.R.V 22ªy 23ª.

CONCLUSIÓN

El timing del cumplimiento de las obligaciones contables por parte del empresario permitirá, en el caso expuesto, contemplar en el cierre de 2018 los asientos correspondientes a la deducción de I+D en la contabilización del Impuesto sobre Sociedades.

Por normativa contable no es obligatorio rehacer los libros legalizados y volverlos a presentar. Por ello se recomienda efectuar el asiento contable en el ejercicio 2019 y realizar el ajuste en las Cuentas Anuales de 2018.

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