La planificación y los costes estándares en un despacho profesional

Siempre hemos insistido en la conveniencia de gestionar la firma tanto desde el punto de vista del corto como del medio plazo. En este artículo nos extenderemos sobre esta diferencia, así como en torno los costes estándares de una firma. Estas reflexiones también pueden ser muy útiles para saber si nuestro departamento o unidad de negocio (fiscal, laboral, contable, ...)  es rentable o no lo es.

Es necesario establecer las diferencias entre los conceptos de planificación y presupuestación. En la planificación se deben ir definiendo de forma paulatina los objetivos y planes de la firma a largo plazo, mientras que la presupuestación se refiere a la valoración económica del plan operativo para un determinado periodo, a corto plazo. Por ello, es necesario comentar los siguientes puntos diferenciadores:

1. La presupuestación implica la realización de estimaciones precisas tanto en la partida de ingresos como en la de gastos. Por el contrario, en la planificación no es necesario ni importante.
2. El desarrollo de un presupuesto implica la definición de los distintos centros de responsabilidad encargados de desarrollar los planes establecidos por la función de planificación.
3. La planificación, frente al presupuesto, está menos limitada por los recursos disponibles que tiene la firma.

Las diferencias fundamentales entre las funciones de planificación y presupuestación se encuentran en los objetivos de ambas. En la planificación se pretende definir los objetivos a largo plazo de la firma, así como los planes de acción a corto plazo, mientras que la presupuestación se centra en la cuantificación de los planes, intenta coordinar, evaluar y controlar los planes de acción planificados de forma anticipada, para lograr los objetivos establecidos a largo plazo. Es un instrumento para lograr la planificación.

El siguiente paso es la preparación del presupuesto, donde se determinan las consecuencias financieras del plan operativo, que es un resumen de los principales programas de acción. Para cada uno de los diferentes programas deberá contener la siguiente información:

1. Descripción del programa y de su relación con el objetivo estratégico:
   1. Requerimientos de los recursos.
   2. Resultados esperados.
2. Calendario de fechas en que se deberán cumplir los puntos de decisión clave.
3. Asignación de responsabilidades.

Concepto de costes estándar y características

El sistema de costes estándar es una técnica de la Contabilidad Analítica, que nos proporcionará información necesaria para el control y la planificación dentro de una firma. Se utiliza para comparar los hechos reales a posteriori con los hechos estimados a priori y realizar el análisis económico de las distintas desviaciones producidas y aplicar las medidas necesarias derivadas del mismo. Podemos resumir así las características fundamentales de los costes estándar:

1. Son costes calculados previamente a partir de unas características de trabajo deseadas o de unos valores considerados como objetivos que han de alcanzarse en un periodo determinado.
2. Son valores de referencia que nos sirven para compararlos con la situación real de la actividad.
3. Se trata de un coste establecido previamente, antes de comenzar el ejercicio económico al cual están referidos.
4. El proceso de cálculo de los costes estándar es exactamente igual al de los costes históricos.

Ventajas

La aplicación de un análisis económico basado en los estándares presenta las siguientes ventajas:

1. Constituyen un instrumento de referencia con el que se van a comparar los históricos.
2. Significan una ayuda esencial para la determinación de precios y la formulación de políticas de producción dentro de la firma.
3. Exigen una definición de responsabilidades dentro de la estructura de la firma por centros de costes.
4. Las desviaciones surgidas al comparar el estándar con el coste real permiten a la dirección tomar decisiones para el control de gestión.

El coste estándar es un valor previsto de los costes que va a soportar la firma en un futuro. Se puede tomar como coste estándar para un ejercicio determinado cualquiera de los siguientes conceptos:

1. Un coste obtenido a partir de datos de ejercicios anteriores.
2. El coste real del ejercicio anterior.
3. El coste medio de varios ejercicios anteriores.

Una vez finalizado el ejercicio económico y teniendo conocimiento de los costes reales soportados, se van a comparar con los costes estándar para ver las diferencias o desviaciones existentes entre lo presupuestado y lo real. El análisis de desviaciones es fundamental para la toma de decisiones en la firma. Estas desviaciones pueden ser positivas o negativas, dependiendo de si los costes estándar son superiores o no a los costes reales. La firma tratará de potenciar las desviaciones positivas y de analizar el por qué de las negativas y eliminarlas.

Tipología de costes estándar

Las clases de costes estándar con las que se puede trabajar en un proceso presupuestario son:

1. Coste estándar óptimo o teórico: se trata de la obtención del coste determinando la mejor utilización de los recursos. La firma trabaja con la capacidad plena y con la máxima eficiencia en el consumo de factores. Es un estándar muy poco utilizado.
2. Coste estándar histórico: este tipo de estándar está basado en los datos de costes históricos de periodos anteriores.
3. Coste estándar normal: se calcula en función de lo que se consideren las condiciones normales de actividad de la firma. Para identificar las condiciones normales se analizan los datos históricos, pero se intentan incluir las condiciones más normales de producción, de modo que represente un objetivo de costes alcanzable.

Se puede establecer un estándar único en función de los niveles de actividad que se hayan programado, dando lugar a lo que se denomina «PRESUPUESTO FIJO». Se elabora también un presupuesto que comprenda los distintos niveles de actividad, es el llamando «PRESUPUESTO FLEXIBLE».

Para estudiar los estándares vamos a considerar la clasificación de costes en fijos y variables. Dentro de cada una de estas clases de costes diferenciaremos entre costes directos e indirectos.

El aspecto fundamental en el estudio de los costes estándar lo constituye el análisis de desviaciones. La comparación por diferencia entre los costes estándar y los históricos origina las desviaciones. La existencia de una desviación implica inmediatamente la investigación de sus causas y, por lo tanto, servirá de base para la gestión de la firma sobre las decisiones futuras. El número de desviaciones que se pueden calcular al comparar el coste estándar y el histórico va a depender de las necesidades de información y de los medios de que disponga la firma, y son la base sobre la que se realiza la investigación, evaluación y corrección de las diferencias. Las variaciones que podemos encontrar son de tres tipos:

1. Desviaciones en cantidad, ligadas al rendimiento y productividad de la firma. Se originan por causas de carácter endógeno a la misma.
2. Desviaciones sobre precios, que afectan a las relaciones de la firma con el medio ambiente. Se derivan de causas exógenas, ligadas a la ley de la oferta y demanda del mercado.
3. Desviaciones procedentes de las variaciones en la tasa de empleo de los medios de producción y cuyas causas pueden ser de origen externo o interno.

Estas desviaciones pueden producirse sobre los costes directos o indirectos, de lo cual hablaremos en otra ocasión.